Coaching-Preise kalkulieren: Formel & Beispiele

Die meisten Coaches legen ihren Preis fest, indem sie schauen, was andere nehmen, und dann etwas darunter gehen – aus Angst, zu teuer zu wirken. Das Ergebnis: ein Stundensatz, der sich gut anfühlt und trotzdem hinten und vorne nicht reicht. Denn er rechnet die halbe Wahrheit weg.

Die halbe Wahrheit ist, dass du nur einen Bruchteil deiner Arbeitszeit tatsächlich abrechnen kannst. Der Rest – Akquise, Vorbereitung, Buchhaltung, Marketing – passiert unbezahlt im Hintergrund. Wer das ignoriert, arbeitet viel und verdient wenig. Fangen wir also da an, wo dein Preis wirklich herkommt.

Ein Preis, der sich „fair“ anfühlt, ist fast immer zu niedrig. Das hat einen einfachen Grund: Du vergleichst ihn unbewusst mit einem Angestellten-Stundenlohn. Aber als Selbstständige trägst du deine Kranken- und Rentenvorsorge selbst, hast keinen bezahlten Urlaub, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und keine Auftragsgarantie.

Deshalb ist der Stundensatz eines Coaches kein Gehalt, sondern ein Deckungsbeitrag – er muss dein Einkommen, deine Kosten und deine Vorsorge in den wenigen abrechenbaren Stunden erwirtschaften, die dir bleiben. Bevor du über Positionierung und Wert nachdenkst, brauchst du diese eine Zahl: deinen Mindest-Stundensatz.

Die Rechnung ist bewusst schlicht. Sie liefert dir die Untergrenze – den Satz, unter dem du drauflegst. Nach oben ist alles eine Frage von Positionierung und Wert, dazu gleich mehr.

Der entscheidende und meistübersehene Wert steht im Nenner: die fakturierbaren Stunden. Nicht deine Arbeitsstunden – die Stunden, die du am Ende wirklich in Rechnung stellst. Und die sind dramatisch weniger, als die meisten denken.

Angenommen, du arbeitest 40 Stunden pro Woche. Davon sind vielleicht 12 bis 15 tatsächlich bezahlte Coaching-Stunden. Der Rest geht für Dinge drauf, die kein Kunde bezahlt: Interessenten gewinnen, Angebote schreiben, Sitzungen vor- und nachbereiten, Rechnungen stellen, Social Media, Weiterbildung, E-Mails.

Rechne das aufs Jahr: Von rund 46 Arbeitswochen – Urlaub und Krankheit schon abgezogen – bleiben bei etwa 13 abrechenbaren Stunden pro Woche ungefähr 600 fakturierbare Stunden. Nicht 1.840. Genau dieser Unterschied ist der Grund, warum so viele Selbstständige trotz voller Woche am Monatsende zu wenig übrig haben.

Wenn du diese Zahl das erste Mal ehrlich hinschreibst, ist der Schreck normal. Aber er ist heilsam: Er erklärt, warum ein Stundensatz, der nach viel klingt, in Wahrheit knapp sein kann – und warum du deinen Preis auf der Basis der fakturierbaren Stunden rechnen musst, nicht der Arbeitsstunden.

Machen wir es konkret. Die Zahlen sind ein Beispiel zum Nachrechnen mit deinen eigenen Werten – kein Richtwert und erst recht kein Versprechen:

• 01Zieleinkommen: Was am Ende privat übrig bleiben soll – sagen wir 36.000 Euro im Jahr, also 3.000 im Monat.
• 02Betriebskosten: Software, Raum, Versicherungen, Weiterbildung, Website, Marketing – im Beispiel 14.000 Euro im Jahr.
• 03Puffer: Für Steuern, Kranken- und Rentenvorsorge, Rücklagen und Ausfallzeiten – hier grob 20.000 Euro. Der genaue Satz hängt stark von deiner Situation ab.
• 04Fakturierbare Stunden: Rund 600 im Jahr, wie oben hergeleitet.

Jetzt die Formel: 36.000 plus 14.000 plus 20.000 ergibt einen Jahresbedarf von 70.000 Euro. Geteilt durch 600 fakturierbare Stunden macht das rund 117 Euro als Mindest-Stundensatz. Alles darunter bedeutet, dass du entweder an dir selbst sparst – bei Vorsorge oder Rücklagen – oder mehr Stunden arbeitest, als gesund ist.

Spiel mit den Zahlen. Willst du weniger Stunden arbeiten, sinkt der Nenner und der Mindestsatz steigt. Willst du mehr privat übrig behalten, steigt der Zähler. Die Formel macht sichtbar, was dein Preis mit deinem Leben zu tun hat – und dass es keinen „richtigen“ Preis ohne deine eigenen Zahlen gibt.

Jetzt kommt der Teil, der deinen Preis von der Untergrenze löst. Denn Kunden zahlen nicht für deine Zeit – sie zahlen für das Ergebnis. Wer eine Führungskraft in sechs Wochen aus einer festgefahrenen Situation holt, verkauft keine sechs Stunden, sondern eine Veränderung. Und die ist mehr wert als jeder Stundensatz.

Deshalb ist der Stundenlohn zwar deine Kalkulationsbasis, aber selten dein Verkaufsformat. Sobald du in Stunden abrechnest, diskutierst du über Zeit – und der Kunde rechnet mit, ob es nicht auch in weniger geht. Verkaufst du dagegen ein Paket mit klarem Ergebnis, verschiebt sich das Gespräch von „Wie lange?“ zu „Was bringt es mir?“.

Ein Paket hat noch einen Nebeneffekt: Es macht dein Angebot vergleichbar und greifbar. „120 Euro die Stunde“ klingt nach Kosten. „Ein klar umrissenes Programm mit definiertem Ergebnis“ klingt nach Investition. Dieselbe Rechnung steckt dahinter – aber die Wahrnehmung ist eine andere.

Marktzahlen sind ein Kompass, keine Landkarte. Sie zeigen dir, dass für gute Coaching-Arbeit dreistellige Stundensätze üblich sind – und dass du dich mit einem Satz unter deinem rechnerischen Minimum selbst schädigst. Sie sagen dir aber nicht, was du verlangen sollst. Das ergibt sich aus deiner Formel und deiner Positionierung.

Nimm diese Zahlen also als Orientierung, nicht als Verheißung. Niemand kann dir ein Einkommen zusichern – aber jeder kann rechnen, ob ein Preis trägt. Genau das ist der Unterschied zwischen Hoffen und Kalkulieren.

Ein letzter Gedanke: Deinen Preis darfst du anpassen, wenn du besser wirst. Viele Coaches setzen einen Satz und lassen ihn jahrelang stehen, obwohl ihre Ergebnisse längst besser geworden sind. Rechne einmal im Jahr neu – mit aktuellen Kosten, aktueller Erfahrung und ehrlichem Blick auf deine fakturierbaren Stunden.

Denn ein Preis ist keine einmalige Entscheidung, sondern ein Spiegel deiner Arbeit. Wenn du sauber kalkulierst und in Ergebnissen denkst statt in Stunden, bekommst du beides: einen Preis, der dich trägt, und Kunden, die verstehen, wofür sie zahlen. Mehr über die Sprache, in der du diesen Wert nach außen zeigst, findest du im Magazin.